お嬢様思考の私、「執事」という言葉に惹かれて、新井直之さんの著書「世界のVIPが指名する 執事の手帳・ノート術
全体的に読むとビジネスマン向けという印象でしたが、ビジネスマンでなくとも参考になる箇所がたくさんありました。
私はこのブログでにおいて「書き出すこと」の重要性も主張しています。
そして、デジタル化が進み、スマホでメモするだけで事足りるくらい便利なのですが、それでもあえて手帳やノートを使用することを推奨しています。
それは、「書き出す」行為によって、脳内の感情や思考を整理できたり、デジタルから少し離れることができたりなど、様々なメリットがあるからです。
今回は、この著書を読み、具体的な手帳・ノート術を学びます。
執事…？著者について
「執事」という言葉に惹かれたメルヘンな私ですが、そもそも執事って日本にいるんですか！？（コンセプト喫茶は除く）と疑問に思いました。簡単に著者の新井直之さんについてご紹介します。
著者の新井直之さんは、日本バトラー&コンシェルジュ株式会社の代表取締役社長（2019年7月19日現在）で、プロの執事です。
主にお客様の要望に応じ、執事やコンシェルジュを派遣し、各サービスを提供する会社だそうですが、そのお客様の層は「VIP」や「大富豪」です。つまり、仕事のハードルが非常に高いのです。
自身にも周囲にも厳しい目を向ける「VIP」、「大富豪」なお客様に満足してもらうためには、当然ハイレベルな能力（几帳面さ、気遣い、記憶力など）が求められそうですが、著者は自身を完璧には程遠いと述べています。
ですが、ニッチな事業であるにも拘らずリピート率は高く、成功しており、確実に結果を出しています。
自身が完璧でなくても、結果が出せたのが、本書のテーマである「手帳・ノート術」があったからだということです。
プロローグ：最短距離で結果を出す人になる
仕事で確実に成果を出すためには、「ノート・手帳・アプリの使い方を変えるだけ」でOKだそうです。各役割分担を変えただけでミスやトラブルが激減し、信頼される人になったとのこと。
では、具体的にどのように分担したら良いのでしょうか。
・ノート…作業スペース
ノートへ書き出すことで、情報の整理がしやすく、本質を掴むことができるのですが、これをPCやスマホなどのデジタル機器で行うには限界があるとのことです。
手と頭を動かして行うことに意味があります。
「手も使う」と申し上げましたが、「手で書く」ということが非常に大切なポイントです。(No.143より引用)
・手帳…バイブル
通常、手帳といえば直近の予定などを書き込んで使用しますが、そうではなく、未来をよりよくすることを目的に使用します。
具体的に記入することの一例として
・将来のためにアクションを起こしたか◯×で記入
・将来の夢を実現するための月の目標を明記
・目標を実現するための考えや、名言など…
このように使用することで、将来へ向けたアクションを忘れることなく、モチベーションを高めます。
・アプリ…スケジュール管理
手帳でがバイブル的存在となると、実際にスケジュールとして使用されるのがアプリになります。
ノートや手帳は手書き・アナログ形式に適している一方で、スケジュール管理はデジタル形式の方がよく、より効率的に管理ができるということです。
第1章&第2章：執事のノート術
繰り返しになりますが、ノートは手書きが最適です。その理由の1つが、「ノートをとりながら情報を整理できる」からです。
手書きの場合、書くことと書くべきでないことの取捨選択が自然と行われ、メモするポイントが絞られます。そして、重要箇所だけ書き留めているため、あとで情報整理がしやすいのです。
また、断片的に出てくる点の情報を線で繋ぎ合わせ、図表化できるのも手書きだからこそできることです。
打ち合わせ前に書くべき3つのポイント
話がよりビジネス向けになりましたが、打ち合わせに限らず、何か情報をまとめるにおいても大切な「3つのポイント」があります。
それが、「ゴール」、「次のアクション」、「締め切り」を記入することです。ただ、確定ではなく見通しとして、最初の3行に書いておくだけでも、ノートを取る目的が明確になり、効率が上がります。
また、打ち合わせや会議などにおいて、様々な意見が飛び交い、メモを取る内容に困る…という場面もあるかもしれませんが、そういった時は「ゴールに直結するもの」「単語だけ」を意識して書き留めると、大事なことを聞き逃すリスクも避けられます。
情報量は少なく、よく使う用語は暗号化
ノートの情報量は少ない方が良いです。
ノートを書き留める時、情報量が多いほど安心しがちですが、あとで見た時に整理が大変になるため、また大事なことを聞き逃すリスクがあるため、何でも書き残そうと考えないほうが良いとのことです。
また、会議などにおいては書き取りのスピードが求められるため、時間短縮をするべく、頻出する言葉はアルファベットで略すなどの手も使えます。
使用するペンの色は2色で十分
使用するペンは黒と赤のみで十分です。「黒＝重要でない」「赤＝重要」と、シンプルに色分けした方がわかりやすく、第三者から見ても誤解がありません。
華やかさには欠けますが、重要なことだけがはっきりわかるノートを目指す場合は二色で十分ということになります。
第3章：執事の手帳術
手帳を、スケジュール管理としてではなく、目標を書くためのツールとして使用します。「手帳で夢を叶える！」という旨の本を見かけますが、スピリチュアル的な意味を省いても、嘘ではないということです。
文字に書かれた目標が日々、意識に刷り込まれることで、自然と、その方向に向かう選択を積み重ねることができるようになります(No.849より引用)
1日1回◯×をつけてモチベーションを高める
毎月、自身の目標を立て、それに関して何かを達成できたら◯をつけ（具体的に何をしたか書いてもOK）、できなければ×をつける…ということを習慣づければ、モチベーションが上がります。
これくらい簡易である方が、続きやすくて良いそうです。
心を動かす言葉を書く
具体的なアクションに限らず、印象に残ったフレーズなどを手帳に書き残すことも大切です。それを習慣的に目にし、自分のものにすることで将来的に役に立ちます。
ただ、何でも書き過ぎてしまっては本当に大切なことが入ってこなくなるので、書き残すことは厳選するべきです。
薄い、小さい、軽いが一番
開くたびに自分にとってより良い未来を見せてくれる手帳ですが、著者の新井さんは意外にも100円均一の手帳を使っています。
その理由が、他の優れた手帳に比べて非常にシンプルで、「薄い、小さい、軽い」からです。
私個人としては、手帳は好みで選ぶべきだと思いますが、毎日肌身離さず持っていた方が良いという点では手軽さを重視した方が良いのかなと思います。
第4章：執事のアプリ術
手帳でしないスケジュール管理を、アプリで行います。
アナログでは絶対できない事として、通知機能をオンにすれば、リマインドしてくれる優れものがアプリです。
カレンダーは公私混同する
カレンダー管理で、仕事とプライベートを分けない方がシンプルに管理が楽になります。
▪️色分けをする
カレンダー管理において色分けをすると見やすくなりますが、そこでは公私で分けるのではなく、緊急性と重要性で分けるとわかりやすいです。
例えば、著者の新井さんはこのように分けています。
ピンク──緊急かつ重要な予定（現在の仕事の打ち合わせなど）
赤──緊急ではないが、重要な予定（将来の仕事につながりそうな人との会合など）
黄色──緊急だが、重要ではない予定（人に代わってもらえる作業など）
青──緊急でも重要でもない予定（仲間内の飲み会など）
(No.1168より引用)
第5章：タイムマネジメント術
第1章〜第4章に欠けて、ノート・手帳・アプリの活用方法を挙げましたが、それらを使って自分の時間を生み出すための方法を第5章で紹介しています。
予定は自分本位で
「VIP」や「大富豪」と呼ばれる方の大半が、スケジュール管理を自身でしており、かつ予定に余白があると言います。その余白で、自分の将来について考えたり、アクションするなど、自分本位の行動をしています。
つまり、他人本位になるのではなく、「自分とのアポ」を守ることが大切です。
まとめ
後半に向けてビジネス色が強くなりますが、ノート・手帳・アプリの使い分け方がよくわかりますから、スケジュールも自己管理もうまくいかない！という方には適した一冊です。
特に私は「手帳をスケジュール管理に使わない」という点に驚きました。ですが、確かにスケジュールをアプリで管理した方が適していますし、手帳を自分の未来のために使う…という点にワクワクしました！
この本の内容の通り実行すれば、やらなければいけないことを確実にこなしつつ、自分の成し遂げたいこと…つまり日々の忙しさで忘れてしまうような大事なことも確実にできるようになります！
ずば抜けた能力がなくても、使い方次第で仕事も夢も確実に叶えられることに希望が持てる一冊です。
なんとなく日々に流されている感じがする…という方はぜひ読んでみてくださいね！